8 lời khuyên để giảm chi phí in ấn cho văn phòng

Máy photocopy, máy in ngày càng được sử dụng nhiều trong các văn phòng. Tuy nhiên nếu không kiểm soát tốt, chi phí in ấn cho văn phòng của bạn có thể leo thang và vượt ngưỡng cho phép. Vậy làm sao để cắt giảm chi phí in ấn cho văn phòng? Chúng tôi sẽ đưa ra 8 lời khuyên cho bạn để tiết kiệm chi phí in ấn trong bài viết dưới đây.

1. Đổi font chữ có diện tích chiều ngang hẹp

Một trong những lãng phí nhất khi in là sử dụng font chữ có kích thước quá lớn, quá đậm, gây tốn giấy và mực. Để tiết kiệm chi phí in ấn bạn nên chuyển sang sử dụng các font chữ cơ bản, có bề ngang hẹp và mảnh, không nên chỉnh kích thước font chữ quá lớn.

2. Sử dụng chức năng in thu nhỏ

Không phải tất cả tài liệu nào bạn cũng phải in ra đúng với kích thước ban đầu. Chỉ những tài liệu quan trọng bạn hãy in đúng với kích thước, còn với những tài liệu không quan trọng bạn cố gắng sử dụng chức năng in thu nhỏ. Nếu biết cách sử dụng hợp lý, bạn sẽ giảm được nhiều tiền cho việc in ấn.

3. Sử dụng font chữ Ecofont

Giống như tên gọi của mình, đây là font chữ được thiết kế dành riêng cho việc cắt giảm lượng mực sử dụng, góp phần bảo vệ môi trường sống.

Nguyên lý cơ bản trong thiết kế của font chữ này là sử dụng các khoảng trống dạng tổ ong để kết hợp thành chữ. Tiết kiệm được mực ở những chỗ trống. Sử dụng font chữ này trong công ty cũng là một cách rất hay để giảm chi phí in, đồng thời nâng cao ý thức của các cán bộ, nhân viên về bảo vệ môi trường.

4. Sử dụng tính năng in, photocopy 2 mặt

Đây là một trong những tính năng tốt nhất để tiết kiệm giấy. Nếu được chọn làm mặc định để in bạn đã có thể tiết kiệm đến 50 chi phí giấy. Đây không chỉ là việc làm có ý nghĩa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp mà còn bảo vệ môi trường sống của chính mình.

5. Tận dụng giấy đã in một mặt

Các tờ giấy đã sử dụng in một mặt, một mặt còn lại là mặt trắng thì vẫn có thể sử dụng được. Bạn có thể tận dụng các tờ giấy này để tạo thành một sổ ghi chú. Hay đơn giản là có thể in tiếp một mặt còn lại để tiết kiệm chi phí cho việc in ấn.

6. Sử dụng in và photocopy đơn sắc

Nhiều văn phòng có máy in và photocopy màu, điều này là không cần thiết vì một số tài liệu chỉ cần xử lý qua các dòng máy photocopy trắng đen. Mực in màu đắt hơn rất nhiều so với mực in đơn sắc. Do đó, bạn nên cân nhắc xem bản in của mình có cần sử dụng màu sắc hay không trước khi in để giảm chi phí in ấn một cách hiệu quả.

7. Không in nội dung thừa

Thay vì in toàn bộ nội dung có trong tài liệu, bạn chỉ cần in những chỗ bạn cần tham khảo. Sao chép đoạn văn bản đó và in ra, tạo thành một tài liệu có nội dung ngắn hơn. Đó cũng là một cách thức rất hiệu quả để cắt giảm chi phí in ấn.

8. Sử dụng chức năng in thử

Trước khi in, photocopy hàng loạt các tài liệu, bạn nên in thử một bản trước để đọc lại xem có gì sai sót hoặc cần chỉnh sửa không? Điều này rất cần thiết bởi nếu xuất bản hàng loạt bản in bị lỗi, phải bỏ đi là một việc làm rất tốn kém cho doanh nghiệp.

Máy photocopy, là thiết bị rất cần thiết cho công việc văn phòng. Tuy nhiên,  bạn hãy sử dụng thật khoa học và hiệu quả. Máy photocopy Ricoh sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn một cách nhanh gọn và hợp lý.

Công ty cổ phần TC Group Việt Nam là địa chỉ mua, bán máy photocopy thương hiệu Ricoh uy tín và chất lượng, giá rẻ nhất Hà Nội.